【例文付き!】面接の日程調整をメールで行う時のマナーをご紹介! ホテル・ブライダル業界の転職活動

転職活動では、面接の日程を決めるために企業側とメールでやり取りを行う機会もあります。メールを書く時は、企業側に失礼のないよう気をつけたいですね。今回は、ホテル・ブライダル業界で転職活動を考え中の方に向けて、面接の日程調整メールのマナーや書き方をご紹介します!

メールで面接のお礼、面接の辞退を伝える方法は、こらちらをご覧ください↓
【面接のお礼】や【面接の辞退】メールで伝える時のマナーや書き方を例文付きでご紹介!

メールで面接日程を調整する時の基本マナー


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①返信は24時間以内に行う

面接の日程調整に限ったことではありませんが、応募先企業からのメールには、「24時間以内」かつ「企業側の営業時間内」に返信を行うようにしましょう。日程がはっきりしないなど、すぐに回答できない場合は、取り急ぎ「〇日までにご返信いたします」と連絡を入れます。

②会社のメールアドレスは使用しない

在職中の転職活動では、現在働いている会社のメールアドレスを使用しないようにしましょう。会社のメールアドレスはあくまでも会社の業務で使うものであり、転職活動など個人的な事由での使用は公私混同となり、好ましくありません。どんなに高いスキルや実績を持っていても、会社のメールアドレスを使うと、非常識な印象を与え、選考にマイナスとなります。

③返信時は、件名・本文を残しておく

企業側から届いた日程調整のメールに返信する時は、

・件名を変えず、「Re:」が入った状態に(例「Re:面接のご案内」)
・本文を消さず、残したままに

しておきましょう。メールを受け取った企業側の担当者の方は、どんな用件の返信メールであるかがひと目でわかり、これまでのやり取りを確認したい時もすぐに履歴を遡ることができます。

なお、メールのやり取りが続き、件名に「Re:Re:Re:Re:…」と重複した場合は、用件がすぐにわかるよう、「Re:」を1つだけ残し、ほかは削除しても良いでしょう。

④御礼、署名を忘れないように

メールには、「面接の日程調整のご連絡ありがとうございます」といった御礼の言葉を入れると、礼儀正しい印象になります。

また、文末には署名として「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」が記載されているか、しっかり確認してから送信しましょう。

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面接の日程調整メールの書き方【例文紹介】


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①企業側から候補日時を提示された場合

メールによる面接日程調整のやり取りで最も多いのが、企業側から候補日時を複数提示され、その中から面接可能な日時を返信するパターンです。可能であれば、第1希望~第3希望くらいまでお伝えすると、日時がスムーズに決定します。

件名:
Re:面接日程のご案内

本文:
株式会社●●
採用ご担当 ●●様

お世話になっております。
○○ ○○(自分の氏名)と申します。

面接日程のご案内をいただきまして、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました日程のうち、下記の日程を希望します。

第1希望:×月×日(月)14時~17時終了希望
第2希望:×月×日(火)10時~17時終了希望
第3希望:×月×日(水)14時以降

お忙しいところ恐れ入りますが、ご調整いただけますようお願い申し上げます。

○○ ○○(氏名)
〒XXX-XXXX
東京都●●区●●町X-X-X
080-XXXX-XXXX
XXX@XXX.jp

②企業側から候補日を提示されたが、調整が難しい場合

企業側から提示された候補日時は全て予定が入っており調整が難しい…という場合は、返信メールでその旨を伝え、こちらが面接可能な日時を複数挙げた上で、調整のお願いをします。「こちらの都合で申し訳ございません」といったお詫びの言葉も添えるようにしましょう。

件名:
Re:面接日程のご案内

本文:
株式会社●●
採用ご担当 ●●様

お世話になっております。
○○ ○○(自分の氏名)と申します。

面接日程のご案内をいただきまして、誠にありがとうございます。
あいにく、ご提示いただきました日程は出張が入っており、貴社に伺うことが難しい状況です。
私の都合で大変申し訳ないのですが、下記の日程でしたら、お伺いすることが可能でございます。

×月×日(月)14時以降
×月×日(火)10時以降
×月×日(水)10時~14時終了希望

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

○○ ○○(氏名)
〒XXX-XXXX
東京都●●区●●町X-X-X
080-XXXX-XXXX
XXX@XXX.jp

③面接日程の再調整をお願いする場合

面接日時が確定した後、やむを得ず日程の再調整をお願いする場合も「こちらの都合で誠に申し訳ございません」といったお詫びの言葉は忘れないようにしましょう。また、メールのやり取りを最小限にするためにも、自分の面接可能な日時を複数提示します。

件名:
面接日程変更のお願い/○○ ○○(自分の氏名)

本文:
株式会社●●
採用ご担当 ●●様

お世話になっております。
○○ ○○(自分の氏名)と申します。

×月×日10時より面接のお約束をいただいておりましたが、
急な出張が入ってしまいまして、貴社にお伺いすることができなくなってしまいました。
日程調整でお手数をお掛けしたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
誠に勝手なお願いで恐れ入りますが、もし可能でしたら、下記の日程で再度ご調整いただけないでしょうか。

×月×日(月)10時以降
×月×日(火)14時以降
×月×日(水)10時~17時終了希望

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

○○ ○○(氏名)
〒XXX-XXXX
東京都●●区●●町X-X-X
080-XXXX-XXXX
XXX@XXX.jp

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今回は、ホテル・ブライダル業界の転職活動を検討中の方に向けて、面接の日程調整メールのマナー、書き方をご紹介しました! 企業側に好感を持ってもらえるよう、礼儀正しく簡潔なメールを心掛けたいですね。

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