【例文あり!】内定承諾・内定辞退を電話やメールで伝える時のマナーをご紹介! ホテル・ブライダル業界の転職活動

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転職活動で応募先企業から内定をもらったら、労働条件を確認の上、承諾or辞退を決め、先方に連絡します。承諾する場合はもちろん、辞退する場合もマナーはしっかり抑えておきたいものです。そこで今回は、ホテル・ブライダル業界で転職を考えている方に向けて、内定の承諾・辞退を連絡する時の方法やマナーについて紹介していきます。

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内定通知に返事をする時の基本マナー(承諾・辞退共通)


内定通知に返事をする時の基本マナーとしては、以下が挙げられます。

回答期限内に承諾or辞退の連絡する(期限がない場合も1週間以内に連絡します)
連絡手段は電話が基本(ただし、メールで内定通知を受けた場合は返信メールでも差し支えありません)
電話での連絡は、午前10〜11時頃/午後2〜5時頃、静かな場所で行う(早朝、夕方、昼休憩と重なりやすい時間帯は避けましょう)
メールでの連絡は、先方の就業時間内に行う(早朝や深夜は避けましょう)
エージェントサービス利用の場合は、エージェント経由で連絡する

では、内定を承諾する場合、辞退する場合、それぞれの伝え方のポイントや例文を紹介していきます。

内定を承諾する場合(例文)


労働条件通知書 内定 承諾 連絡

内定承諾を連絡する際は、以下の点を抑えておきましょう。

連絡を入れる前に、必ず労働条件通知書や内定通知書に目を通し、労働条件を確認する(特に労働条件通知書は、労働基準法で交付が義務付けられています)
■入社意思を固めたら、なるべく早めに連絡(回答期限を過ぎても連絡がないと「内定辞退」とみなされることもあります)
■「内定をお受けすること」をはっきり伝える
■入社手続きや書類などに不明点があれば併せて質問・確認する

①電話

お世話になっております。先日内定通知をいただきました○○ ○○(自分の氏名)と申します。採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか?

――はい、△△です。

この度は内定をいただきまして、ありがとうございます。本日は、御社からの内定をありがたくお受けさせていただきたく、お電話させていただきました。

――ありがとうございます。

入社後は、一日も早く御社に貢献できるよう努力して参りますので、これからどうぞよろしくお願いいたします。

――こちらこそよろしくお願いします。

お送り頂いた書類につきましては、内容を確認し、×月×日までに郵送させていただきます。今後ともよろしくお願いいたします。

――ありがとうございます。よろしくお願いします。

お忙しい中お時間をいただきましてありがとうございました。失礼いたします。

②メール

件名:
Re:内定のご連絡
※先方からメールで内定通知を受け取った場合、メールの件名は変えずに返信します。

本文:
株式会社●●
採用ご担当△△様

お世話になっております。
○○ ○○(自分の氏名)と申します。

この度は、内定のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございます。
貴社からの内定を謹んでお受けいたします。

入社後は、一日も早く貴社の戦力として貢献できるよう努力して参りますので、
ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

引き続き、今後ともよろしくお願い申し上げます。

○○ ○○(氏名)
〒XXX-XXXX
東京都●●区●●町X-X-X
080-XXXX-XXXX
XXX@XXX.jp

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内定を辞退する場合(例文)


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内定を辞退する旨を連絡する時は、以下の点を抑えておきましょう。

■辞退を決めたら、早めに連絡する
可能な限り電話で連絡する
■「内定を辞退すること」をはっきり伝える
辞退理由を先方から聞かれた際に答えられるようにしておく
(「自分の適性を改めて考えた結果、他社に縁を感じ、入社を決意しました」など大筋を伝えるようにしましょう。嘘の理由や「他社のほうが給料が良かった」等の失礼な答え方はNGです。また、トラブル予防の観点から、内定先の企業名は出さないほうがよいでしょう

内定辞退の連絡は気が重いものですが、お詫びの気持ちを誠意を持って伝えましょう。もちろん、「辞退連絡をしない」はマナー違反です。

①電話

お世話になっております。先日内定通知をいただきました○○ ○○(自分の氏名)と申します。採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか?

――はい、△△です。

この度は内定をいただきまして、ありがとうございます。大変申し上げにくいのですが、検討の結果、今回は内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

――差し支えなければ、辞退理由を聞いてもよろしいでしょうか。

先日の面接で、御社での仕事内容について詳細を伺い、改めて自分の適性を考えた結果、他の企業にご縁を感じ入社の意思を固めました。

――そうですか。大変残念ですが、承知いたしました。

本来ならば直接お詫びにうかがうべきところを、お電話でのご連絡となり、申し訳ございません。

――いえいえ、気にしないでください。では、他社でもご活躍を期待しています。

入社選考では貴重なお時間を頂いたにもかかわらず、このような結果となり、誠に申し訳ございませんでした。それでは、失礼いたします。

②メール

※先に電話連絡をしたものの、採用担当者の方が不在などで繋がらなかった場合は、「先ほどお電話させていただきましたが、ご多用のようでしたので、メールにてご連絡させていただきました」と添えるようにしましょう。

件名:
内定辞退のご連絡/○○ ○○(自分の氏名)

本文:
株式会社●●
採用ご担当△△様

お世話になっております。
○○ ○○(自分の氏名)と申します。

この度は、内定のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございます。
このような嬉しいお知らせをいただきながら大変恐縮なのですが、今回は内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

先日の面接で、御社での仕事内容について詳細を伺いましたが、改めて自分の適性を考えた結果、他の企業にご縁を感じそちらに入社の意思を固めました。入社選考では貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果と、誠に申し訳ございませんでした。

本来ならば貴社にお伺いし、直接お詫びすべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦いただければ存じます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

○○ ○○(氏名)
〒XXX-XXXX
東京都●●区●●町X-X-X
080-XXXX-XXXX
XXX@XXX.jp

内定承諾・辞退の連絡はマナーが大切


今回は、ホテル・ブライダル業界で転職を検討中の方向けに、内定への返事を連絡する時の方法やまなーについてご紹介しました。内定を承諾する場合も辞退する場合も、マナーを守り、誠意を持ち連絡するようにしたいですね。

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