ホテル・ブライダル業界の転職活動をしている方からよく聞くのが、採用面接を受けた後に「お礼のメールを送ったほうがいいのだろうか？」というお悩みです。その一方で「面接を辞退する時のメールはどのように書けばいいのだろう」といった声もあります。そこで今回は、ホテル・ブライダル業界の転職活動を考え中の方向けに、面接のお礼や辞退をメールで伝える時のマナーや書き方をご紹介します。
メールで面接の日程調整を行う方法については、こちらをご覧ください↓
【例文付き！】面接の日程調整をメールで行う時のマナーをご紹介！ ホテル・ブライダル業界の転職活動
目次
面接のお礼をする時のメール
お礼メールは送るべき？
まず、転職活動で採用面接を受けた企業への「お礼メール」は送るべきなのでしょうか？
実は、お礼メールは、必ず送らなければいけないものではありません。お礼メールを送ったか送らなかったかによって、合否が左右されることもありません。企業側からの好感度が上がるかもしれない…といった程度です。
お礼メールを送る時のマナー
面接の機会をもらったことへの感謝の気持ちをメールで伝えたい場合は、以下のマナーを踏まえた上で送ることをおすすめします。
①できれば当日に、遅くとも翌日までには送る
お礼メールの送付は、面接の直後や当日中が理想的です。早朝や深夜など応募先企業の営業時間外を避けた上で、遅くとも翌日までには送りましょう。面接から数日経過してしまうと、企業側から「すぐに行動に移さない人かもしれない」などマイナスな印象になる可能性があります。
②礼儀正しく簡潔に
お礼メールは、あくまでも企業側に感謝の気持ちを伝えるものです。長文で過剰な自己アピールをすることは控え、礼儀正しく簡潔にまとめるようにしましょう。
③電話をするのは避ける
お礼を伝える方法として、電話やメール、手紙などがありますが、もっとも適しているのはメールでの連絡です。
電話は相手の時間を拘束してしまう可能性があるため、応募者側の配慮として避けた方がいいでしょう。メールの場合は、採用担当者が都合のいいタイミングで内容を確認でき、負担をかけずに感謝の気持ちを伝えることができます。
そのため、お礼の連絡はメールを活用することでスマートな印象を与えられます。
④送る前に誤字脱字がないかもう一度確認する
お礼メールでは、丁寧さに加えて正確さも大切です。誤字脱字があると、せっかくの感謝の気持ちも十分に伝わらなかったり、マナーが欠けていると思われてしまったりします。送信前には必ず内容を見直し、落ち着いて確認しましょう。
敬語の使い方に不安がある場合は、事前に調べてから使うとより丁寧な印象になりますよ。相手方の名前や企業名、敬称に誤りがないかもしっかりと確認しておくと安心です。こうした細やかな気配りが、誠意ある印象にもつながりますよ。
⑤お礼メールは私用のアドレスから送る
面接後のお礼メールを送る際は、現職の会社で使っているメールアドレスではなく、個人のメールアドレスを使用するのがマナーです。Yahoo!メールやGmailなど、フリーメールのアドレスを使うといいですよ。
社用のメールアドレスを使ってしまうと、公私の線引きができていないとみなされてしまったり、情報管理への意識が低いと判断されてしまったりする可能性があるため、注意しましょう。
⑥署名を添えるひと手間で印象をアップ
ビジネスメールとして、基本のマナーは大切です。その一つとして、文末に署名を添えるようにしましょう。
相手が誰からの連絡かすぐに把握できるように、氏名をフルネームで、そして連絡先として電話番号やメールアドレスも合わせて記載しておくとより丁寧な印象になりますよ。
お礼メールの書き方【例文】
件名：
採用面接のお礼／○○ 〇〇（自分の氏名）
本文：
株式会社●●
採用ご担当 ●●様
お世話になっております。
本日10時に面接をしていただきました○○ ○○（自分の氏名）と申します。
ご多忙のところに貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
●●様からお話を伺い、貴社のサービス内容や今後のビジョン、社員として活躍していくために必要なスキルについての理解が深まり、入社意欲がさらに高まりました。
まずはお礼を申し上げたく、メールをさせていただきました。
末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
○○ ○○（氏名）
〒XXX-XXXX
東京都●●区●●町X-X-X
080-XXXX-XXXX
XXX@XXX.jp
ホテル・ブライダル正社員求人
面接を辞退する時のメール
面接辞退をメールで伝える時のマナー
やむを得ず面接を辞退することとなり、企業側にその旨をメールで伝える際は、以下の点に注意しましょう。
①辞退が決まった時点で、なるべく早く伝える
面接を辞退する場合は、辞退すると決まった時点で、なるべく早めに企業側に伝えるようにしましょう。企業側は面接の日程を組み、時間を確保しています。少しでも早く伝えることがマナーです。
②辞退理由は簡潔に述べる
辞退理由については「一身上の都合で」「家庭の事情で」など簡潔に伝えます。基本的に理由を詳しく伝える必要はありませんが、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
③「辞退」の撤回は難しいことを念頭に置いておく
企業側に一度伝えた「辞退」の撤回はが難しいということは、くれぐれも念頭に置いておきましょう。もし、少しでも迷いがあるようでしたら、まずは面接を受けてみることをおすすめします。
④直前の面接辞退は電話で
面接の前日や当日など、直前での辞退となる場合は、電話での連絡が望ましいです。その際は、辞退の意思と併せて、お詫びの言葉も伝えるようにしましょう。
もし担当者が不在の場合は、応募した職種や氏名、面接の予定日時を伝えた上で、面接辞退の旨を担当者に伝えていただくように依頼するといいですよ。そのうえで、同じ内容をメールでも送っておくと、行き違いを防ぐことができます。
面接辞退を伝えるメールの書き方【例文】
件名：
採用面接辞退のご連絡／○○ 〇〇（自分の氏名）
本文：
株式会社●●
採用ご担当 ●●様
お世話になっております。
×月×日に面接のお約束をいただいている○○ ○○（自分の氏名）と申します。
大変申し訳ございませんが、一身上の理由により面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
ご多忙のところ貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
本来なら直接お詫びすべきところを、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
○○ ○○（氏名）
〒XXX-XXXX
東京都●●区●●町X-X-X
080-XXXX-XXXX
XXX@XXX.jp
転職活動でのメールはマナーを守ることが大切！
今回は、ホテル・ブライダル業界での転職活動を考えている方に向けて、面接のお礼、辞退をメールで伝える時のマナーや書き方について紹介しました。いずれの場合も企業側へのマナーを忘れないようにしたいですね。
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